А автор знает биографию всех людей, кто его окружает? И своей делится?
(не пишу)

Стараюсь писать только то, что значимо для данного текста. Обычно оно само всплывает по ходу текста - почему герой поступает так или иначе, тут и отсылки к значимым фактам биографии появляются. Имеет значение, что у ГГ в детстве был котенок такого же окраса - пишем, не имеет - зачем тогда вообще писать о том, были ли у него питомцы.

Исключение, если вот прямо в голове шикарный биографический эпизод нарисовался, что очень хочется, тогда вставляю, но стараюсь сплести с основным костяком.

Ну, из того небольшого багажа опыта, которым я располагаю.
Во-первых, полные биографии обычно и не интересны, и никому не нужны. А что касается фрагментов, то их источники такие:
1) канон (не годится для ориджиналов);
2) исторические сведения (актуально, если тема связана с историей);
3) раздумья о предпосылках тех или иных черт персонажа в каноне (актуально для приквелов);
4) подгонка биографии персонажа под задуманную задачу (самый опасный вариант: может пострадать правдоподобие).
5) спонтанно написанное (обычно самое качественное так и получается).

тайм-лента сразу для всех или нескольких. Так можно мгновенно отслеживать кто и где был, пока этот тусил там и с тем-то

Она есть у меня в голове. Она как бы ткёт образ персонажа – я начинаю сам лучше понимать его ситуацию и его мотивацию.

это про ориджи, м?
а вообще от объема и роли зависит же