Работы собирают читатели, за исключением нескольких случаев. Автоматическое добавление есть для СИ, если у автора есть подписчики, то новое произведение автора, добавится в фвф автоматически и подписчики о нём узнают. Автоматическое добавление есть для АТ и ЛН, оттуда в базу добавляются все произведения, которые есть в специальном api обновлений.
На ао3 5 миллионов работ, на фф.нет тоже несколько миллионов, на СИ больше миллиона, на фф.де триста тысяч, на фикбуке миллиона три, на прозе несколько миллионов, на остальных сайтах поменьше. А в фвф всего около 300 тысяч работ. Если бы их собирал скрипт, он бы явно собрал больше.