Если человек без опыта работы, то нужно объяснить, что под словом отчет понимается. Если с опытом, объяснить, что понимается под словом отчет в данном учреждении, например, в некоторых местах все отчеты по госту, в других разработаны свои формы, в третьих сам никто не понимает, что хочет от отчета.