А вообще, могу предложить запилить группу в вк для таких дел. Договариваться можно и здесь, а на стене писать небольшие пояснения и ссылку на пост в блогах фанфикса.
Когда народ определяется с датой, то у подписчиков появляется отметка в календаре.
https://www.pichome.ru/Qbd