Лично добавлять теги можно, просто пишете их в поле "Additional Tags" (разделяя запятой), когда добавляете работу. За тегами следит группа волонтёров-модераторов (tag wranglers), я не вникала в принцип их работы. Если добавить тег, которого на AO3 раньше не было в принципе, ему понадобится какое-то время, чтобы появиться в поиске, и вот тогда после обработки тега может случиться изменение: вместо %тегнейм%, который вводили изначально, будет "%тегнейм% - Freeform".
Но я, опять же, не вникала и не уверена, что всё именно так. Зато у AO3 есть FAQ на русском, и в нём есть раздел "Теги": https://archiveofourown.org/faq?language_id=ru