А если в лоб?
"Иван Иваныч, вот я тут набросала по три варианта каждого из писем, посмотрите, какое лучше. И согласуйте тот вариант, который должен быть в итого. Или скажите, какие правки внести и результат тоже согласуйте."
Пусть раз и навсегда предъявит шаблон, а вы по этому шаблону потом и пишите письма.