И еще. У аспирантов текущего года выпуска была защита научных докладов, т.е., скорее всего, секретарь/председатель совета их уже предварительно видели. А вас, как я понимаю, - нет. Поэтому надо брать диссертацию, научрука и тащиться встречаться с председателем, который даст отмашку с вами работать. А там уже - предзащита, комплект документов, подвешивание и проч.
Ну и да, уже июль - возможно, уже все в отпусках, поэтому с вами так и говорят, ожидая, что вы сообразите притормозить до сентября.