Действительно зафиксируйте себе этот несчастный график. Хоть в бумаге, хоть в фотках, хоть в приложении (есть приложения, да хоть календарь обыкновенный!). График, по идее, утверждается не менее чем на неделю же.
Путаться в нестабильном графике в принципе ну...нормально, все хоть раз да путаются (начальство давеча было уверено, например, что ему выходить из отпуска 28-го - пришлось расстроить XD ). Тот опыт, который бывает практически у каждого).
Но вообще какое-то странное место ваша работа...