При отсутствии прямого разрешения брать что-то с чужого рабочего стола не следует. Документы "общего пользования" лучше положить на "нейтральной территории". Да, я в этом месте тоже плавала, когда срочно нужно было показать журналы по охране труда, а человек, ответственный за ведение, уже ушёл. Человек хоть и отнёсся с определённой долей понимания, но таки был категорически недоволен, и я бы тоже так же отреагировала - мой стол, моё (да, сейчас мне очень неудобно об этом вспоминать, но я не подумал тогда).
А, да. Разовое разрешение взять что-то чужое, в том числе и с чужого стола, не означает постоянного. Лучше лишний раз переспросить. Да, будет вызывать раздражение, но убережёт от вопроса "чё ты в моём столе делаешь".
У вас теперь есть опыт)