"Каждую подобную записку требовалось обработать, внести в общей регистр и присвоить ей какой-нибудь номер." Почему КАКОЙ-НИБУДЬ"? Вполне определенный (порядковый) номер по журналу учета входящих документов. Иногда, очень редко, существуют два таких журнала: внутренних входящих и просто входящих (для документов, поступивших извне). Правда так дело поставлено при правильной организации документооборота. При наличии секретного делопроизводства, документы там учитываются так же точно, но отдельно.)))