добровольно.
не нужны.

Чудесная Клю, имхо, заявка - это произвольная форма, в которой описан желаемый результат. может быть в виде ключа (тестовой, аудио, видео, графический), в виде сюжета, в виде пары моментов-отпшек и т.д.

ключ - это некая фраза, которая задает либо общий смысл, либо цитата.

тема - это тема, иногда используется как номинация, те же биг геймс и прочее в космоконкурсе.

Т.е. от общего к частному - заявка - ключ
тема отдельно.
имхо. это просто разные формы