Нужда в таких вещах сильно связана с авторским подходом и размером того, что пишется.

Вордовский документ: из 1633 страниц примерно 200 - это заметки (остальное - текст). Ну я их не чищу почти, да.

1 старая толстая блокнототетрадь, другая новая, потом широкий блокнот 1 и широкий блокнот 2. Собственно, сейчас в начале широкого блокнота 2. Никаких анкет, дат и прочей, на мой взгляд, фигни там нету. В персонажей вживаешься, нужные даты или подтягиваешь из заметок в ворде, или из текста, или выдумываешь, но вообще, даты нужны прям ОЧЕНЬ редко, учитывая метавремя, они ещё и смысл маленький имеют. В общем, чисто технические нюансы - в файлике, если вообще нужны. В бумажных записках - бесконечный творческий штурм различных препятствий, концептов, идей, связанных как с сюжетом, так и сеттингом. С сеттингом больше, пожалуй. Ещё туда же идёт философия и пр. всякое, т.е. "заметки" - они общие, не только для текста, рабочий лист для меня в целом.