🤷 я тут вижу, что вы различаете профнавыки и базовые навыки, но они в итоге одинаково нужны в работе.

Если вы приобрели эти навыки в ходе "учебы в универе, в работе в офисе с электронной почтой, ЭДО и активными переписками с контрагентами, где так или иначе с ними сталкивались". То почему ваши сотрудники могут это освоить через красочную инструкцию для чайников? Вы сами освоили это в процессе.

И вообще конкретно zip, xml объясняется довольно быстро, еще быстрее чем законодательство и прочее.

Если хотите могу вам нарисовать пару табличек, только вам все равно нужно будет собрать на полчаса-час команду и провести разъяснение как читать инструкцию. Просто кинуть таблицу в чат не поможет.