А почему вы просто не озвучили внештатной руководительнице кружка, что вы не знаете, где нужные бумаги, и спросить прямо сейчас не можете, потому как человек, владеющий информацией, ведет МК? А рыться в чужом столе не имеете права? Вашей вины в том, что вы не владеете абсолютно всей информацией нет, вы недавно устроились и это логично.
А с выдачей приза протупили, тут да, ваш косяк. Это надо запомнить: «без бумажки ты букашка, а с бумажкой человек», то есть все должно быть подтверждено, зафиксировано, сфотографировано для отчета. Не знаю, как у вас в городе, а у нас есть предписание - должна вестись обязательно группа в ВК и обязательно в ней должно быть не меньше 3 постов в неделю. А если больше - то вообще отлично. Поэтому любой чих фиксируется-фотографируется, чтобы было, что выложить.