Предлагаю устроить "по-немецки": мои коллеги обычно высылают такую фигню с кадендариками, где каждый отмечает даты "возможно", "точно", "лучше всего", "не могу никак". И от этого уже плясать.
Попробую найти тот сайт с опросами, где можно так делать.