Утверждать бюджет министерства может Визенгамот/министр/королева Британии.
Отдел, который готовит бюджет, должны знать все, в бюрократической организации иначе и быть не может. Т.е. это не секрет, в отличие от источника доходов.
Этот отдел - важнейший орган, значит он на самом верху, около министра. Входит в "Приемную Министра магии и сопутствующие службы", скажем министерская канцелярия или секретариат или типа того.