Не знаю, как с остальным, а касательно имён всё "просто": это работает по тому же принципу, что и почтовые совы. Откуда они знают, к кому лететь? И куда?
Видимо, каждый маг имеет некий индивидуальный магический профиль (который отличается даже у близнецов) и который помогает его вычислить при любых обстоятельствах. К внешнему виду и выбранному псевдониму эта конструкция отношения не имеет (иначе Барти Крауч не фигурировал бы на карте под своим настоящим именем). Кстати, интересно - а Волдеморт был бы обозначен как "Волдеморт" или как "Том Реддл"?