Теmр
На каждом шаге путешествия требований по инстанциям и кабинетам они дополнялись творчеством ничего в них не понимающих бюрократов, что и породило закономерные противоречия в итоговых формулировках, опять-таки, обычное дело.

Крайне, крайне разумный подход, выдающий в вас опытных специалистов! Вы всё правильно сделали! Ещё можно на всякий случай служебку писать о том, что в заявленные сроки выполнить указанный объём работ не представляется возможным. Чтобы в случае каких-то проблем на местах всех собак не повесили лично на вас. Как ни крути, а установка десятков библиотек и, в целом, подготовка рабочих мест (надо думать, тоже нескольких десятков, сколько там участников олимпиады будет) – занятие явно не одного дня, в котором у вас и обычная работа есть.