Правил использования заместительных не существует, но могу подсказать основные ошибки:

Во-первых, нарушение связи персонаж-прямая речь. Это касается определения персонажей по внешним и гендерным признакам. Девушки/юноши/парни и т.д. - если разговор происходит не между парнем и девушкой (три или более человек, два парня, две девушки), недопустимо использование гендерных заместительных, ибо это сразу создаёт путаницу, читатель должен задумываться, кто же именно сказал фразу. Примерно такая же проблема с внешними признаками - блондинка/золотоглазка и тому подобное, легко может ввести читателя в заблуждение, особенно если подобное наименование персонажа не пошло из канона и не является однозначным отождествлением с персонажем.

Во-вторых, заместительные могут использоваться в прямом своём значении, для усиления акцентов и придания дополнительного смысла. Например, если идёт разговор между старшим и младшим, где эта разница в возрасте/опыте имеет значение для сцены, здесь уместно использовать заместительные синонимы, подчеркивающие, что один персонаж старший партнёр/отец/глава семейства и тому подобное, а второй младший. Или когда разговор между учителем и учеником, касающийся этих их ролей. Это же касается принадлежности персонажа к какой-либо группе (политическая партия, музыкальные вкусы, радикальные группировки и т.д.) - использовать заместительные на основе этой принадлежности уместно, когда это важно для описываемой сцены, а не просто "для разнообразия".

И самый главный момент - читатель, если у него есть опыт чтения хорошей литературы, а все мы в школе её проходили и какой-никакой опыт есть у всех, сознательно или подсознательно в заместительных синонимах ищет тот самый дополнительный смысл, отсутствие которого сбивает с толку.

Хорошим приёмом "для разнообразия текста" может быть использование 1-2 заместительных для главного героя (которого только и стоит разнообразить). Но эти заместительные должны вводиться постепенно - сначала один раз за главу, потом два раза, потом можно чаще. И эти же слова не должны использоваться для обозначения других персонажей.

Ещё уместно использовать заместительные в сценах с незнакомыми читателю персонажами или, когда описываемый персонаж не знаком герою, от чьего лица идёт повествование. Но и здесь надо не забывать о том, что заместительные не должны вводить читателя в заблуждение.