ФНС не требует ведения учёта расходов (исключая расходы на выплаты страховых взносов в фонды) в рамках исчисления сумм налогов, отчётности по ним и её проверок в случае выбора объекта налогообложения "доходы" на УСН. В декларации по УСН для объекта налогообложения "доходы" расходы не отражаются. В то же время, ООО обязаны вести бухгалтерский учёт и подавать годовые отчёты о прибылях и убытках, в т.ч. фиксируя свои расходы и разнося их по статьям, храня подтверждающие документы о расходах и т.д. В зависимости от размеров организации (ограничения установлены на численность сотрудников и годовой оборот, в вашем случае – доходы) учёт ощутимо отличается, например, двойной учёт обязателен только для сравнительно крупных ООО. Кроме того, дополнительные ограничения может накладывать специфика деятельности (например, торговля подакцизными товарами, оказание услуг, требующих лицензирования и т.д.). Плюс может существовать внутренний регламент организации по учёту расходов, установленный, к примеру, для облегчения бизнес-планирования. Таким образом, ответ на ваш вопрос сугубо специфичен для каждой конкретной организации. Вероятно, вам лучше обратиться с ним в свою бухгалтерию.

На практике малые и микропредприятия на УСН от доходов зачастую ведут бухучёт спустя рукава, т.к. проверки по деятельности самой организации касаются в основном налоговой базы, на которую расходы ни коим образом не влияют (исключая, опять же, расходы на взносы с зарплат сотрудников). Это позволяет не то что списывать специфическую по своей сути покупку топлива "как туалетную бумагу", а и вовсе ограничивать учёт расходов записью в "тетрадочку" (опционально – электронную) общей суммы всех расходов за день/неделю/месяц, а потом верстать баланс / отчёт о прибылях и убытках "на глазок". Делать так, конечно, нельзя, это нарушение порядка ведения бухучёта, но никто особо за такое не карает, штрафы для должностных лиц за это невелики (т.к. нет ущерба в уплате взносов и налогов), и многие небольшие предприятия, особенно в торговле и сфере услуг, не заморачиваются с нормальным учётом расходов. Возможно, в вашем случае реализуется как раз такой "учёт" и никаких проблем со списанием расходов не возникнет.