А CRM настроить вас не попросили? Почему вы вообще должны разгребать проблемы, которые создает неправильная организация рабочих процессов? Вот пусть те, кто за это отвечает - и кто зп получает соответствующую - об этом и побеспокоятся. Вы проблемы обозначили - и хватит с них.