А вы чек, подтверждающий оплату, этой конторе показывали? Или они в глухую несознанку ушли?

По опыту, часть платежей могут быть не зачислены по назначению, в итоге числится задолженность, а клиент убежден, что все в порядке. Проверяешь по платежке: то цифрой ошибся, то на реквизиты другого филиала оплатил, то вообще ничего в назначении платежа не указал и деньги попали в оплату по его другому договору и т.д.
А письмо о необходимости оплатить долг у нас стандартно идет вместе со счетом, по которому долг.