Уточнять. И не бояться, что подумают, будто туповата. Других вариантов не знаю.
Прямо с формулировкой "правильно ли я поняла?.." и "давайте еще раз проговорим, чтобы убедиться, что правильно друг друга поняли..."
На созвонах с заказчиком это помогает.