Действительно "карточки" по типу википедии.

Имя персонажа
Внешний вид
Здоровье и умения
Род занятий
Жизненное кредо и лояльности
Личная жизнь
Основные события

В "основные события" не лениться дописывать в хронологическом порядке.
И не лениться КАЖДЫЙ РАЗ когда персонаж А пересекается с персонажем Б проверять, есть ли это в карточке персонажа Б
Желательно организовать гиперссылки, но можно и без этого.

В "внешнем виде" описываете персонажа максимально полно, чтобы потом не обнаружить, что персонаж в середине как-то незаметно сделался из брюнета блондином, из мускулистого качка - хрупким вьюношей, а из метра с кепкой - высоким.

Завести привычку каждый раз, когда герой делает что-то, что связано с характеристиками тела (тянется, чтобы что-то достать, бежит стометровку) смотреть напоминалку - а вдруг он раньше был астматиком и хрен ему, а не стометровка.

Аналогично с умениями. Это не только айкидо и стрельба из лука.
Это ещё и умение/неумение готовить, например. Или музыка. Или способность сесть на шпагат

"Жизненное кредо и лояльности" - страховка от самоООСа. При смене в результате травмирующих событий - делается пометка, например "после пыток троюродной бабушки в застенках режима из пацифиста стал активным борцом"