Надо делать артефакт - автокопировщик: прилетает такая пластинка с крылышками, укладывается на входящий документ и делает три копии.
=)

Ну да, будет другая проблема:
1. Эти копии нужно грамотно разослать, кому положено - и те копии, какие нужно; одну, понятно, адресату бумажки;
2. Одну из копий нужно заархивировать на месте и внести в реестр;
3. А третью отправить в архив министерства, снабдив исходящим номером - и, конечно же, указать в реестре исходящих, что копия отправлена, бумажным самолётиком, исходящий номер такой-то.

А ещё же сроки хранения у документов в архиве разные, документы с истекшим сроком хранения необходимо уничтожать: и да! составлять и вести реестр (журнал) уничтожения документов, указывать их номер по реестру, дату и способ уничтожения.
И вообще, порядок должен быть в документации! его необходимо навести!
Что? Какой вам архивариус?! какие вам "у вас и так работы полнО?!"да нас не трогает ваша работа, вы за неё зарплату получаете! А вот архив - это порядок, он должен быть постоянно, а ставки у нас все заняты: хотите, сами платите вашему архивариусу, менеджеру по качеству и кому угодно - из собственного кармана. А бюджет заложен ещё в июне прошлого года. Вы тогда чего молчали?
Как это у вас про архив не спрашивали?! Это что же, у вас порядка тут не было и нет?! Да как вы - вообще без архива работаете, что ли?!
А-а, архив есть, просто надо привести в порядок? (в это время группа сотрудников срочно организует архив из чего под руку попадётся в первом попавшемся помещении, пока проверяющая смотрит в противоположном направлении: к чести проверяющей, она очень старательно смотрит туда, где точно нет безобразий)
Ну вот, конечно, другое дело! А дверь вы опечатываете? надо заказать специальную печать, я вам напишу в замечаниях, исправите в течение... месяц?! да вы с ума сошли! Две недели, максимум! И отправьте мне отчёт об исправлении недостатков в работе архива в вашем учреждении с указанием даты, номера по реестру и исходящего номера!


Вот тогда будет "ыыы", а то вы легко отделаться хотите...