В смысле "кто разрешит"? Кто грифует дело, тот и разрешит. По распоряжению начальства. Это так работает. Выдача дел может быть ограничена. Вплоть до "этому не давать", теоретически. Но на самом деле отсекают допусками. Поставить гриф "выдавать начальнику Аврората", и всё. Причём даже сотрудник с допуском - любого уровня - должен обосновывать запрос. Так что способов не показывать много, чисто маггловских в том числе.