Я который десяток лет так делаю.

Я когда-то спросила у своего руководителя, как он все успевает. И мне ответили, что все он не успевает. С тех пор у меня нагрузка выросла и я тоже все не успеваю.
Вам реально стоит записать все-все-все, что вы делаете и проанализировать. Возможно, все не так плохо.

начать вести ежедневник, мб? записывать задачи и пр.

Люто плюсую к волшебному блокноту/записной книжке!)
Главное потом эти записи целиком не потерять) 🤦😈🤣